Rechnungen können vorbereitet und erst zu einem späteren Zeitpunkt genehmigt werden. Erst dann erhält eine Rechnung ein Datum und eine Rechnungsnummer.
Wenn eine Rechnung genehmigt wurde, kann diese nicht mehr geändert werden und ist somit revisionssicher.
Rechnungen können von Locaboo nach bestimmten Regeln automatisiert versendet werden. Dies passiert erst, wenn die Rechnung eine Rechnungsnummer enthält.
Rechnungen können von Locaboo über eine Schnittstelle zu Ihrer Finanzsoftware gesendet werden. Dies passiert ebenso erst, wenn die Rechnung eine Rechnungsnummer enthält.
Ablauf Rechnung genehmigen
Klicken Sie auf "bearbeiten" bei einer Rechnung um den Rechnungsentwurf zu öffnen.
Klicken Sie auf "Rechnung genehmigen" - und das Genehmigungs-Fenster öffnet sich.
- Sie können die Rechnungsnummer oder das Buchungszeichen manuell anpassen. Ob die Rechnungsnummer/Buchungszeichen bereits existiert wird direkt geprüft.
- Hier können Sie das Rechnungsdatum anpassen.
- Hier können Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung anpassen. Die Standard-Einstellung über die Fälligkeit finden Sie unter "Einstellungen" / "Rechnungen & Dokumente" im Reiter "Erweiterte Rechnungseinstellungen".
- Wenn Sie das Häkchen "An den Kunden senden" aktivieren, wird die Rechnung beim Genehmigen direkt an den Kunden per Email geschickt. Das Häkchen wird nur angeboten, wenn der Kunde eine gültige Email-Adresse hat.
- Klicken Sie auf "Abbruch" um den Vorgang abzubrechen - die Rechnung wird nicht genehmigt.
- Klicken Sie auf "Weiter" um den Vorgang fortzusetzen. Im nächsten Schritt müssen Sie nur noch bestätigen, dass Sie die Rechnung wirklich genehmigen möchten.
Mehrere Rechnungen gleichzeitig genehmigen
In der Listenansicht können auch mehrere Rechnungen, welche sich im Entwurf befinden, gemeinsam genehmigen.
- Wählen Sie alle gewünschten Rechnungen aus, indem Sie die jeweiligen Häkchen auf der linken Seite aktivieren.
- Klicken Sie auf den Button "Massenfreigabe" um mit einem Klick alle Rechnungen zu genehmigen.