Mit Aufgaben-Templates können Sie wiederkehrende Aufgabenpakete als Vorlage speichern und mit wenigen Klicks auf Ressourcen, Events, Verträge, Inventare, Services oder Seminare anwenden. So erstellen Sie mehrere Aufgaben auf einmal und sorgen für einheitliche Abläufe.
Jede Aufgabe innerhalb eines Templates kann enthalten:
Titel
Beschreibung
Zuständige Person
Wenn Sie ein Template anwenden, wird aus jedem Eintrag im Template automatisch eine eigene Aufgabe erstellt.
Wann sind Aufgaben-Templates sinnvoll?
Aufgaben-Templates helfen besonders bei wiederkehrenden Prozessen, zum Beispiel:
Event-Vorbereitung
Bühnenaufbau
Prüf- und Kontrolllisten
Standardaufgaben
Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden, dieselben Aufgaben immer wieder manuell anzulegen.
Wichtige Hinweise vorab
Templates sind entitätsspezifisch.
Ein Template für Events ist nur bei Events verfügbar, ein Template für Ressourcen nur bei Ressourcen usw.Templates sind organisationsweit sichtbar.
Alle Nutzerinnen und Nutzer derselben Organisation können die Templates des jeweiligen Entitätstyps sehen und verwenden.Das Fälligkeitsdatum wird nicht im Template gespeichert.
Beim Anwenden eines Templates erhalten alle neu erstellten Aufgaben automatisch das aktuelle Datum als Fälligkeitsdatum.Änderungen an einem Template wirken sich nicht rückwirkend auf bereits erstellte Aufgaben aus.
Unterstützte Bereiche
Aufgaben-Templates können derzeit für folgende Entitätstypen verwendet werden:
Ressource
Event
Vertrag
Inventar
Service
Buchung
Neues Aufgaben-Template erstellen
So legen Sie ein neues Template an:
Öffnen Sie das Aufgabenboard eines Elements, zum Beispiel eines Events oder einer Ressource.
Klicken Sie beim Button „Neu“ auf den kleinen Pfeil rechts.
Wählen Sie „Neues Template“ aus.
Geben Sie einen Template-Namen ein.
Klicken Sie auf „+ Aufgabe“, um einen neuen Template-Eintrag hinzuzufügen.
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Erfassen Sie pro Eintrag:
Titel der Aufgabe
optional eine Beschreibung
optional eine zuständige Person
Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufgaben hinzu.
Klicken Sie auf „Template erstellen“.
Hinweis: Ein Template muss mindestens eine Aufgabe enthalten, damit es gespeichert werden kann.
Aufgaben-Template anwenden
So verwenden Sie ein vorhandenes Template:
Öffnen Sie das Aufgabenboard der gewünschten Entität.
Klicken Sie rechts im „Neu“-Button auf den Pfeil.
Wählen Sie das gewünschte Template aus der Liste.
Prüfen Sie die Bestätigung mit der Übersicht der enthaltenen Aufgaben.
Klicken Sie auf „Template anwenden“.
Anschließend werden alle Aufgaben aus dem Template sofort im Aufgabenboard erstellt.
Hinweise:
Jede Template-Aufgabe wird als eigene Aufgabe angelegt.
Titel, Beschreibung und zuständige Person werden übernommen.
Die Reihenfolge der Aufgaben entspricht der Reihenfolge im Template.
Vorhandenes Template bearbeiten
Sie können bestehende Templates jederzeit anpassen:
Öffnen Sie das Aufgabenboard.
Klicken Sie im „Neu“-Button auf den Pfeil.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Template.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
Wählen Sie „Bearbeiten“.
Passen Sie Namen, Aufgaben, Beschreibungen oder Zuständigkeiten an.
Speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Bereits erstellte Aufgaben bleiben unverändert. Nur zukünftige Anwendungen des Templates nutzen die neue Version.
Template löschen
So entfernen Sie ein nicht mehr benötigtes Template:
Öffnen Sie das Aufgabenboard.
Klicken Sie beim „Neu“-Button auf den Pfeil.
Fahren Sie mit der Maus über das gewünschte Template.
Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.
Klicken Sie auf „Löschen“.
Bestätigen Sie den Löschvorgang.
Hinweis: Das Löschen eines Templates entfernt nur die Vorlage. Bereits daraus erstellte Aufgaben bleiben bestehen.
Templates sortieren
Sie können die Reihenfolge Ihrer Templates individuell festlegen:
Öffnen Sie die Template-Liste über den Pfeil im „Neu“-Button.
Ziehen Sie ein Template per Drag-and-drop am Ziehpunkt an die gewünschte Position.
Lassen Sie es los.
Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert und gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Organisation innerhalb dieses Entitätstyps.
So ist der „Neu“-Button aufgebaut
Der Button ist zweigeteilt:
Linke Seite „Neu“
Öffnet die normale Anlage einer einzelnen Aufgabe.Rechte Seite mit Pfeil
Öffnet die Liste der Aufgaben-Templates.
So können Sie flexibel entscheiden, ob Sie eine einzelne Aufgabe oder direkt mehrere Aufgaben über ein Template erstellen möchten.