Mit der Funktion Aufgaben können Sie Arbeitsaufträge direkt in Locaboo erfassen, zuweisen und nachverfolgen. Aufgaben sind immer mit einem konkreten Objekt verknüpft, zum Beispiel mit einer Ressource, einem Inventar, einem Vertrag oder einer Buchung. So bleiben Vorbereitungen, Nacharbeiten und To-dos genau dort sichtbar, wo sie gebraucht werden.
Typische Beispiele sind:
Technik vorbereiten
Material bestellen
Vertrag prüfen
Bestuhlung aufbauen
Rückfragen zu einer Buchung klären
Wichtig ist: Aufgaben können nicht frei ohne Bezug angelegt werden. Jede Aufgabe gehört immer zu einer bestimmten Entität in Locaboo.
Wo können Aufgaben verwendet werden?
Aufgaben können mit folgenden Bereichen verknüpft sein:
Ressourcen
Inventar
Services
Seminare
Verträge
Buchungen
Events
Zentrale Aufgabenliste öffnen
Über das Aufgaben-Symbol oben rechts gelangen Sie in die zentrale Aufgabenliste. Dort sehen Sie alle Aufgaben Ihrer Organisation an einem Ort.
In dieser Ansicht können Sie:
alle Aufgaben überblicken
nach Titel oder Beschreibung suchen
nach Status filtern
nach verantwortlicher Person filtern
nach Objekttyp filtern
Aufgaben als erledigt markieren
Aufgaben bearbeiten oder löschen
Hinweis: In der zentralen Aufgabenliste können keine neuen Aufgaben erstellt werden. Sie dient ausschließlich der Übersicht und Bearbeitung bestehender Aufgaben.
Aufgaben innerhalb einer Entität anzeigen
Zusätzlich zur zentralen Übersicht gibt es in den Detailansichten vieler Objekte einen eigenen Bereich Aufgaben. Dort sehen Sie nur die Aufgaben, die zu genau diesem Objekt gehören.
Innerhalb dieser Ansicht können Sie:
Aufgaben durchsuchen
nach Status filtern
nach verantwortlicher Person filtern
neue Aufgaben anlegen
bestehende Aufgaben bearbeiten
Aufgaben als erledigt markieren
alle Aufgaben in einer erweiterten Ansicht anzeigen
Hinweis: Wenn für das aktuelle Objekt noch keine Aufgaben vorhanden sind, erscheint eine leere Ansicht mit dem Hinweis, dass noch keine Aufgaben existieren.
Neue Aufgabe anlegen
Neue Aufgaben können Sie direkt innerhalb eines Objekts anlegen.
So funktioniert es:
Öffnen Sie die Detailansicht des gewünschten Objekts.
Wechseln Sie in den Bereich Aufgaben.
Klicken Sie auf + Aufgabe hinzufügen.
Tragen Sie die gewünschten Informationen ein.
Speichern Sie die Aufgabe.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Titel (Pflichtfeld)
Beschreibung (optional)
Fälligkeitsdatum (optional)
Verantwortliche Person (optional)
Die Aufgabe wird automatisch mit dem aktuell geöffneten Objekt verknüpft.
Mit Aufgaben-Templates können Sie mehrere vorbereitete Aufgaben mit einem Klick hinzufügen.
Aufgaben als erledigt markieren
Jede Aufgabe besitzt ein Kontrollkästchen. Wenn Sie dieses anklicken, wird die Aufgabe direkt als erledigt markiert.
Erledigte Aufgaben:
verschwinden aus der Aufgabenansicht
bleiben weiterhin erreichbar (über abgeschlossene Aufgaben)
sind optisch als abgeschlossen gekennzeichnet
können bei Bedarf wieder auf offen gesetzt werden
Aufgabe bearbeiten
Wenn Sie eine bestehende Aufgabe ändern möchten, öffnen Sie das Aktionsmenü mit den drei Punkten neben der Aufgabe und wählen Sie Bearbeiten.
Aufgabe löschen
Über das Aktionsmenü einer Aufgabe können Sie auch Löschen auswählen.
Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie den Vorgang bestätigen, wird die Aufgabe dauerhaft entfernt.
Hinweis: Gelöschte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.
Aufgaben in der Buchungs-Sidebar
In der kompakten Aufgabenansicht in der Buchungs-Sidebar finden Sie den Link Alle Aufgaben anzeigen. Damit öffnen Sie eine erweiterte Ansicht mit vollständiger Tabelle.
Dort können Sie ebenfalls:
Aufgaben hinzufügen
Aufgaben bearbeiten
Aufgaben löschen
Aufgaben als erledigt markieren
Besonderheiten bei Buchungen
Bei Buchungen gelten einige zusätzliche Regeln.
Aufgaben beziehen sich nicht auf eine Buchung insgesamt, sondern auf eine konkrete Buchungsinstanz. Das ist besonders bei wiederkehrenden Buchungen wichtig.
Bitte beachten Sie:
Aufgaben sind nur für bestehende Buchungen im Bearbeitungsmodus sichtbar
beim Duplizieren einer Buchung werden Aufgaben nicht übernommen
bei Änderungen von wiederkehrenden Buchungen können Aufgaben gelöscht werden gehen, falls sich Datum und Uhrzeit der Buchungsinstanz ändert - es erscheint ein Warnhinweis.
In der Aufgabenansicht einer Buchung wird zusätzlich deutlich angezeigt, auf welchen konkreten Termin sich die Aufgaben beziehen, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ressource.