Freigabeprozess konfigurieren
Die "mehrstufigen Freigabeprozesse" erweitern die Buchungsanfragen in Locaboo. Sie können damit eine Buchungsanfrage von mehreren Benutzern freigeben und eigene Workflows/Prozesse abbilden.
Sie erreichen Ihre Freigabeprozesse unter "Einstellungen" / "Freigabeprozesse". Dort erhalten Sie eine Auflistung der bestehenden Freigabeprozesse. Sie können in der Liste bestehende Prozesse bearbeiten und löschen.
Mit dem Button "Neuen Prozess anlegen" können Sie einen weiteren Freigabeprozess konfigurieren:
- Bitte definieren Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihren Freigabeprozess.
- Wählen Sie eine Aktion aus. Es stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Email senden:
Hier stehen Ihnen zwei Eingabefelder für Email-Adressen zur Verfügung, welche eine Informations-Email erhalten sobald eine Buchungsanfrage eingeht.
- Anfrage senden:
Hier wird die Buchungsanfrage an Benutzer übergeben. Es stehen Ihnen weitere Optionen wie oben abgebildet zur Verfügung.
- Email senden:
- Wählen Sie einen Benutzer aus, welcher an dieser Stelle im Freigabeprozess die Buchungsanfrage erhalten soll.
- Darüber hinaus können Sie eine weitere Email-Adresse als CC Empfänger anlegen, welcher die Informations-Email über die Buchungsanfrage ebenso erhält.
- Wenn Sie auf den "Auf Genehmigung" Button klicken, können Sie den nächsten Schritt im Freigabeprozess steuern, wenn der Benutzer die Buchungsanfrage genehmigt.
- Wenn Sie auf den "Auf Ablehnung" Button klicken, können Sie den nächsten Schritt im Freigabeprozess steuern, wenn der Benutzer die Buchungsanfrage ablehnt. Wenn Sie hier im nächsten Schritt keinen weiteren Benutzer definieren, ist die Buchungsanfrage insgesamt abgelehnt.
- Mit dem "X"-Button können Sie die konfigurierte Aktion löschen.
- Sie können mit dem "Aktion hinzufügen" Button weitere Aktionen im aktuellen Freigabeschritt hinzufügen.
- Mit dem "Zurück" Button kommen Sie zum vorherigen Schritt im Freigabeprozess zurück gelangen.
- Mit dem "Übersicht" Button gelangen Sie zum ersten Schritt im Freigabeprozess zurück.
- Klicken Sie auf "Speichern" um alle vorgenommenen Einstellungen im Freigabeprozess zu speichern.
Freigabeprozess integrieren
Sie können Ihre Freigabeprozesse in den Locaboo Verfügbarkeiten in Ihre aktuelle Konfiguration integrieren. Sie finden Ihre Verfügbarkeiten unter "Ressourcen" im Reiter "Verfügbarkeiten".
- Da die mehrstufigen Freigabeprozesse nur bei Buchungs-Anfragen zur Verfügung stehen, wählen Sie bitte "Buchungsanfrage" aus. Sie können natürlich den Anfrageprozess einer bestehenden Konfiguration Ihrer Buchungsanfragen hinzufügen.
- Nur wenn "Buchungs-Anfrage" bei Schritt 1 ausgewählt ist, erscheint ein zusätzliches Auswahlmenü, bei welchem Sie den "Freigabeprozess auswählen" können.
Freigabeprozess durchlaufen
Jeder Benutzer, der im Freigabeprozess hinterlegt ist, enthält entsprechend die Buchungsanfrage in seinem Dashboard in der Box "Ausstehende Buchungsanfragen" oder im Menü unter "Abrechung" / "Buchungsanfragen".
Wenn es sich um eine Buchungsanfrage aus einem Freigabeprozess handelt, ist eine weitere Infobox "Freigabe" im Buchungsanfrage-Dialog verfügbar.
- Sie sehen grün hinterlegt Ihre Aufforderung die Buchungsanfrage abzulehnen oder zu bestätigen. Zudem sehen Sie weitere Informationen zu anderen Benutzern im Freigabeprozess, die entweder die Buchungsanfrage bereits bestätigt oder abgelehnt haben.
- Mit dem "Auge"-Symbol sehen Sie die Benutzer, welche entweder zukünftig im Freigabeprozess die Buchungsanfrage noch bestätigen/ablehnen müssen oder welche die Buchungsanfrage im Freigabeprozess überhaupt nicht berührt. Dies ist der Fall, wenn durch ablehnen/bestätigen ein anderer Weg im Freigabeprozess gewählt wurde.