Wenn Sie eine Buchung anlegen oder eine Buchung bearbeiten, können Sie alle Details in der Buchungs-Sidebar einsehen und ändern.
Die Buchungs-Sidebar ist unter anderem über den Kalender, Teilnehmer-Manager, Eventplaner oder bei Kundenbuchungen in der Kundenverwaltung erreichbar.
Titel der Buchung
Geben Sie in der Kopfzeile der Buchungs-Sidebar den Titel der Buchung an (optional).
Wenn Sie eine Buchung bearbeiten, finden Sie unter dem Titel die eindeutige ID der Buchung. In dem Einstellungs-Menü (Zahnrad-Symbol) haben Sie die Möglichkeit die bestehende Buchung zu löschen, zu kopieren, die Änderungshistorie anzuzeigen oder die Kalender-Datei (ICS) zu exportieren.
Reiter-Menü
Über das Reiter-Menü können Sie verschiedene Bereiche in der Buchungs-Sidebar erreichen. Je nach gebuchtem Paket oder gebuchtem AddOn erhalten Sie entsprechend Zugriff auf die verschiedenen Bereiche.
Reiter: Allgemeines
- Ressourcen
Die mit Ihrer Buchung verknüpften Ressourcen werden Ihnen hier angezeigt. Mit dem Link "Bearbeiten" erreichen Sie direkt den Reiter "Ressourcen". - Kunden/Mitarbeiter
Wählen Sie hier den Kunden/Mitarbeiter aus, welcher Ihrer Buchung zugeordnet werden soll. Über das "Anlegen"-Icon rechts daneben können Sie schnell und einfach einen Kunden anlegen. Es öffnet sich ein Modal-Fenster mit einem Eingabeformular. Weitere Informationen zu Kunden/Mitarbeiter. - Personen (nur sichtbar, wenn mind. eine Person/Dozent/Trainer angelegt ist)
Wählen Sie hier einen oder mehrere Personen aus, welche dieser Buchung zugeordnet werden sollen. Weitere Informationen zu Personen. - Buchungsmodus mit Datum + Zeiteingabe
Sie können zwischen einer Einzelbuchung, einer wiederholenden Buchung und einer Saison-Buchung unterscheiden. Entsprechend des ausgewählten Buchungsmodus, werden Ihnen weitere Felder angeboten. Weitere Informationen zu Saisons. - Freitextfelder (nur sichtbar, wenn Freitextfelder für Ressource angelegt wurden)
Zum Schluss werden alle Freitextfelder angezeigt. Die Anzeige hängt davon ab, welche Freitextfelder der ausgewählten Ressource zugeordnet. Weitere Informationen zu Freitextfeldern.
Reiter: Ressourcen
Wählen Sie entsprechend die Ressource aus, zu welcher die Buchung zugeordnet werden soll. Sie können mit dem Button "Zusätzliche Ressourcen auswählen" weitere Ressourcen für eine Multi-Ressourcen-Buchung definieren.
Reiter: Rechnung
Hier finden Sie eine Übersicht der Kosten, welche für den Kunden entstehen würden.
Darüber hinaus werden Ihnen hier zugeordnete Rechnungen angezeigt, welche direkt heruntergeladen werden können.
Reiter: Einstellungen
Sie können im Reiter "Einstellungen" folgendes konfigurieren:
- Farben: Legen Sie eine individuelle Farbe für die Buchung fest (diese überschreibt alle vorherigen Farbeinstellungen)
- Im Eingangshallen- /Foyer-Widget anzeigen: Diese Buchung wird im Eingangshallen- /Foyer-Widget angezeigt.
- Buchungs-Details verbergen: Überschreibt die bestehende Einstellungen, welche Buchungs-Details in Widgets angezeigt werden dürfen und zeigt entsprechend keine Details der Buchung an.
- Buchung im Widget verbergen: Schließt die Buchung generell von einer Anzeige im Widget aus.
Reiter: Kommunikation
Legen Sie im Reiter Kommunikation fest, welcher Nutzer Typ (Kunde, Benutzer, etc.) eine Benachrichtigungs-Email bei einer Änderung der Buchung erhalten soll.
Zudem können Sie eine interne Notiz (nur für Benutzer sichtbar) oder eine öffentliche Notiz (sichtbar je nach Sichtbarkeitseinstellung) hinterlegen.
Reiter: Liste aller Buchungen
In der Liste aller Buchungen können Sie sämtliche Buchungs-Instanzen einer Buchung anzeigen lassen. Sie sind zudem in der Lage einzelne Buchungs-Instanzen zu löschen oder zu bearbeiten.
Reiter: Media & Upload
(Nur verfügbar, wenn das AddOn "Medien" gebucht wurde)
Sie können hier Dateien zu Ihrer Buchung hochladen.
Reiter: Teilnehmer
(Nur verfügbar, wenn das Addon "Teilnehmer" oder "Kurse & Seminare" gebucht wurde)
Sie können hier alle Teilnehmer der Buchung ansehen, bestehende Teilnehmer entfernen oder neue Teilnehmer hinzufügen.
Konflikt-Anzeige, Status und Speichern
In der Fußzeile der Buchungs-Sidebar stehen Ihnen drei verschiedene Funktionen zur Verfügung.
- Speichern
Bei Klick auf den Button "Speichern" werden Änderungen an der Buchung gespeichert. Sollte der Button "ausgegraut" sein, kann nicht gespeichert werden. In diesem Fall ist die Buchung z.B. bereits abgerechnet. - Konflikte
Falls bei der aktuelle Konfiguration Konflikte entstehen, werden Ihnen diese hier angezeigt. Sie können als Benutzer die Buchung in jedem Fall speichern, auch wenn Konflikte existieren. Bei Klick auf den Link "lösen" werden Sie zum Reiter "Liste aller Buchungen" weitergeleitet. Dort werden alle Konflikte detailliert angezeigt und können gelöst werden. - Buchungs-Status
Sie können hier den Status der Buchung festlegen:- Live = Buchung ist fertig geplant und sichtbar
- Entwurf/Option = Buchung ist in Planung und noch nicht sichtbar
- Abgeschlossen = Buchung ist abgeschlossen
- Storniert = Buchung wurde storniert