Es gibt zwei Möglichkeiten einen Vertrag zu erstellen:
- Klicken Sie im Hauptmenü auf "Verträge" und dann auf den Button "Hinzufügen" rechts oben.
- Erstellen Sie einen Vertrag aus der Buchungs-Sidebar.
Über beide Wege gelangen Sie in den Bearbeitungs-Modus für Verträge.
Vertrag bearbeiten
- Hier wird der Präfix für Verträge vorausgefüllt und kann hier bearbeitet werden. Den Standard-Wert können Sie unter "Einstellungen" / "Verträge" ändern.
- Die Vertragsnummer ist eine fortlaufende Zahl und kann hier bearbeitet werden. Den Nummernkreis für Verträge können Sie unter "Einstellungen" / "Verträge" ändern.
- Wählen Sie hier die Vertragsteile - anhand der Vertragsvorlagen - dieses Vertrags aus.
- Wählen Sie einen Kunden aus.
- Wählen Sie einen verantwortlichen Benutzer aus - dieser kann optional auch auf dem Vertrag genannt werden (Platzhalter {{landlord_firstname}} {{landlord_lastname}} )
- Wählen Sie den Freigabe-Status des Vertrags aus:
- Entwurf/Option: Der Vertrag befindet sich in Vorbereitung.
- Freigegeben: Der Vertrag ist fertiggestellt. Nur wenn der Vertrag freigegeben ist, kann dieser an den Kunden versendet werden. Zudem ist der Vertrag dann auch im Kundenkonto zur Bestätigung verfügbar.
- Storniert: Der Vertrag wurde storniert.
- Wenn Sie eine Gültigkeitsdauer definieren (optional), werden automatisch alle Buchungen des Kunden in diesem Zeitraum dem Vertrag hinzugefügt.
- Das Feld Kontingent (optional) definiert ein maximales Zeitkontingent. Die Dauer aller Buchungen wird zusammengerechnet und im Verhältnis zum Kontingent angezeigt.
- Fügen Sie eine interne Beschreibung für Ihren Vertrag hinzu.
- Die öffentliche Beschreibung wird im Kundenkonto angezeigt, sobald der Vertrag freigegeben wurde (siehe 6.2.)
- Mit dem Button "Buchungen aktualisieren" können Sie Buchungen zu dem Vertrag hinzufügen oder bestehende Buchungen entfernen.
- Hier erhalten Sie einen Überblick über die erledigten Maßnahmen im Zusammenhang mit den Vertragsteilen.
- Erstellt: Status sobald ein Vertrag erfolgreich erstellt wurde.
- Unterschrieben: Zeigt an, ob ein Vertragsteil unterschrieben wurde.
- Versendet: Zeigt an, ob der Vertragsteil zum Kunden via Email wurde.
- Mit dem Button "Vertrag senden" wird der Vertrag via Email an den Kunden gesendet. Alternativ können Sie dem Kunden auch nur die PDF senden, indem Sie das Häckchen "Vertrags-PDF anstatt Link versenden" auswählen.
- Klicken Sie auf "Speichern" um den Vertrag zu speichern.
- Wenn Sie auf "Abbruch" klicken, wird keine Änderung am Vertrag gespeichert und Sie gelangen wieder zur zur Liste aller Verträge.
- Bitte klicken Sie auf "Speichern", damit alle ausgewählten Vertragsteile im Reitermenü angezeigt werden.
Vertragsteil bearbeiten
Bitte klicken Sie zunächst auf "Speichern", damit alle ausgewählten Vertragsteil im Reitermenü angezeigt werden.
- Bitte wählen Sie den gewünschten Vertragsteil im Reiter-Menü aus.
- Hier wird der Kopfbereich des Vertrags angezeigt.
- Hier wird der Hauptteil des Vertrags angezeigt. Eingabefelder, welche mit dem Template-Builder erstellt wurden, können hier vertragsspezifisch bearbeitet werden. Direkt unter dem Hauptteil befindet sich der Fußbereich des Vertrags.
- In der rechten Spalte können Sie den Vertrag herunterladen, oder unterschreiben (muss zuvor unter "Einstellungen" / "Vertrag" aktiviert werden). Wenn der Vertrag freigegeben und unterschrieben ist, können Sie in diesem Bereich auch die unterschriebene Version herunterladen.
- Alternativ können Sie den handschriftlich unterschriebenen Vertrag hier hochladen.
- Weitere Dokumente können hier optional hochgeladen werden.
- Klicken Sie auf "Speichern" am Ende der Seite um alle Änderungen zu speichern.