Im Menüpunkt "Buchungen" erhalten Sie im Reiter "Buchungs-Anfragen" eine Liste aller Buchungs-Anfragen Ihrer Kunden.
Kunden der Kundengruppe mit der Verfügbarkeit "Anfragen", dürfen über Ihre Buchungs-Plattform Anfragen für Ihre Ressourcen erstellen. Diese können Sie dann wie unten erklärt ablehnen oder bestätigen.
Hinweis: Es werden für Ihren Account nur die Buchungs-Anfragen angezeigt, für welche Ressourcen Sie auch eine Berechtigung haben.
1. Liste aller Buchungs-Anfragen:
- Im Filter können Sie die Buchungs-Anfragen eines bestimmten Jahres anzeigen.
- Hier können Sie Einstellungen zur Listenansicht vornehmen, um beispielsweise die angezeigten Spalten anzupassen.
- In der Liste erhalten Sie alle Buchungs-Anfragen Ihrer Kunden.
- Sie können die Liste nach dem Status der Anfrage einschränken:
- Ausstehend: Diese Buchungs-Anfrage wurde noch nicht bearbeitet.
- Genehmigt: Diese Buchungs-Anfrage wurde genehmigt. Wenn Sie oder der Kunde eine Buchungsanfrage bestätigt/genehmigt, wird diese zu einer Buchung umgewandelt.
- Abgelehnt: Diese Buchungs-Anfrage wurde abgelehnt.
- Gelöscht: Die Anfrage wurde gelöscht. Gelöschte Anfragen werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt.
- In der letzten Spalte können Sie folgende Aktionen für Ihre Buchungs-Anfragen anwenden:
- Details: Hier können Sie alle Details zur Anfrage aufrufen und diese von dort bearbeiten, bestätigen oder ablehnen. (siehe 2. unten)
- Zum Kalender: Der Kalender mit der entsprechenden Ressource wird geöffnet und die Buchungs-Anfrage dort angezeigt.
- Löschen: Die Buchungs-Anfrage wird gelöscht. Um mehrere Anfragen gleichzeitig zu löschen, können Sie auch die Checkbox am linken Rand der Zeile verwenden. Beim Klick auf den Button "Löschen" oben werden alle ausgewählten Anfragen über die Stapelverarbeitung gelöscht.
2. Details einer Buchungs-Anfrage
Sie erhalten alle Details zu einer Buchungs-Anfrage über den Button "Details", welchen in der Liste aller Buchungs-Anfragen (siehe 1.5.1) oder in Ihrem Kalender finden, wenn Sie mit der Maus über die Buchungs-Anfrage navigieren.
- Hier sehen Sie das genaue Datum und die Uhrzeit der Buchungs-Anfrage.
- Das ist der Status der Buchungs-Anfrage. (siehe 1.4.1)
- In der linken Spalte finden Sie alle Informationen zur Buchung-Anfrage.
- Sie können von hier aus direkt in Ihren Kalender springen, auf welchem Ihre Anfrage direkt angezeigt wird.
- Hier finden Sie alle Informationen inkl. Kontaktinformationen zum Kunden der Anfrage.
- Sie können von hier aus direkt in die Bearbeiten-Maske des Kunden springen.
- Sie können hier eine Nachricht verfassen, welche beim Bestätigen oder beim Ablehnen der Anfrage per Email an Ihren Kunden versendet wird.
- Klicken Sie auf den Button "Abbruch", damit der Vorgang abgebrochen wird. Es werden keine Änderungen vorgenommen.
- Klicken Sie auf "Bearbeiten", wenn Sie die Buchungs-Anfrage nachträglich verändern möchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Punkt 5 "Buchungs-Anfragen bearbeiten" unten.
- Klicken Sie auf "Ablehnen", wenn Sie die Buchungs-Anfrage ablehnen möchten. Es wird eine Email an Ihren Kunden mit Ihrer Nachricht (siehe 2.7). Die Buchungs-Anfrage erhält im Anschluss den Status "Abgelehnt".
- Klicken Sie auf "Bestätigen", wenn Sie die Buchungs-Anfrage bestätigen möchten. Es wird eine Email an Ihren Kunden mit Ihrer Nachricht (siehe 2.7). Die Buchungs-Anfrage erhält im Anschluss den Status "Genehmigt". Wenn Sie oder der Kunde eine Buchungsanfrage bestätigt/genehmigt, wird diese zu einer Buchung umgewandelt.
3. Buchungs-Anfrage bestätigen
Wenn Sie eine Buchungs-Anfrage bestätigen, wird eine Email an Ihren Kunden mit Ihrer Nachricht (siehe 2.7) versendet. Den zugehörigen Standard-Email-Text finden Sie unter Email-Texte unter "Buchungsanfrage genehmigen". Dieser wird mit Ihrer individuellen Nachricht ergänzt.
4. Buchungs-Anfrage ablehnen
Wenn Sie eine Buchungs-Anfrage ablehnen, wird eine Email an Ihren Kunden mit Ihrer Nachricht (siehe 2.7) versendet. Den zugehörigen Standard-Email-Text finden Sie unter Email-Texte unter "Buchungsanfrage ablehnen". Dieser wird mit Ihrer individuellen Nachricht ergänzt.
5. Buchungs-Anfrage bearbeiten
Sie können jede Buchungs-Anfrage genauso wie eine Buchung bearbeiten.
Klicken Sie hierfür im Detail-Fenster auf "Bearbeiten" (siehe 2.9). Es öffnet sich im Anschluss die Buchungs-Sidebar - jedoch mit dem Unterschied, dass der Button zum Speichern der Buchung unten nun "Anfrage Speichern" lautet.
Nachdem Sie die Anfrage bearbeitet und gespeichert haben, kehren Sie automatisch ins Detail-Fenster zurück. Da Sie die Buchung bearbeitet haben, möchte Locaboo von Ihnen nun dass Sie die "Änderungen im Namen des Kunden bestätigen". Dies geschieht, indem Sie das Häkchen aktivieren. Von hier aus haben Sie auch wieder die Möglichkeit die Buchungs-Anfrage erneut zu bearbeiten oder abzulehnen (siehe 2.).
Alternativ können Sie dem Kunden von Ihrer Änderung per Email-Nachricht informieren. Ihr Kunde erhält eine detaillierte Auflistung der Änderungen sowie Ihre Nachricht bei der Ansicht der Buchungs-Anfrage in seinem Kundenkonto. Im Anschluss kann Ihr Kunde selbst entscheiden, ob er die Änderung annehmen bzw. ablehnen oder einen weiteren Wunsch per Kurznachricht mitteilen möchte.