WebUntis

Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess der Konfiguration der WebUntis-Integration in Locaboo.

Die Integration ermöglicht es, Stundenpläne aus WebUntis zu importieren und WebUntis-Räume den Locaboo-Ressourcen zuzuordnen.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass:

• Die Locaboo-App im WebUntis-Portal der Schule aktiviert wurde

• Sie Ihre WebUntis Tenant ID besitzen (vom WebUntis-Portal der Schule bereitgestellt)

• Die Ressourcen in Locaboo bereits angelegt sind, die Sie den WebUntis-Räumen zuordnen möchten

1. Integrations-Einstellungen aufrufen

1. Melden Sie sich in Ihrem Locaboo-Dashboard an

2. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Einstellungen

3. Klicken Sie auf Integrationen

4. Scrollen Sie zum Abschnitt WebUntis

5. Klicken Sie auf den grünen Button "Integration konfigurieren", um den Einrichtungsprozess zu starten

Hinweis: Sie sehen dort auch andere Integrationen. Die WebUntis-Integration dient speziell dem Import von Schulstundenplänen.

2. WebUntis Tenant ID eingeben

1. Sie werden zur Seite "WebUntis Mapping" weitergeleitet

2. Unter "Neue Integration verknüpfen" sehen Sie ein Eingabefeld

3. Geben Sie Ihre WebUntis Tenant ID in das Feld "Tenant ID eingeben"…“ ein

4. Klicken Sie auf den grünen Button „Suchen“, um die Tenant ID zu prüfen

Hinweis: Die Tenant ID ist eine eindeutige Kennung Ihrer Schule bei WebUntis. Bitte erfragen Sie die Tenant ID bei der Schule. Wiederholen 

-> Anleitung für Schulen für die Aktivierung der Locaboo-App in Webuntis

3. Integrationsdetails bestätigen

1. Nach der Suche sehen Sie die Bestätigung "Integration gefunden"

2. Geben Sie den Namen Ihrer Schule im Feld "Schulname" ein

3. Prüfen Sie die angezeigten Integrationsdetails:

   • Tenant ID – Ihre WebUntis-Kennung

   • Aktiviert von – Benutzer, der die Integration aktiviert

   • Erstellt – Erstellungsdatum

4. Klicken Sie auf den grünen Button "Integration mit Organisation verknüpfen"

4. Verknüpfte Integration anzeigen

1. Nach der Verknüpfung erscheint die Integration unter "Verknüpfte Integrationen"

2. Dort sehen Sie den Schulnamen und die Tenant ID

3. Der Status zeigt "Zuweisung ausstehend", da die Raumzuordnung noch erfolgen muss

4. Klicken Sie auf "Verwalten →", um zur Raumzuordnung zu gelangen

5. Integrations- und Mapping-Details

1. Sie befinden sich nun auf der Verwaltungsseite der WebUntis-Integration

2. Im Abschnitt "Integrationsstatus" sehen Sie:

   • Schulname

   • Tenant ID

   • Datum und Uhrzeit der Verbindung

3. Scrollen Sie zu "Raum-Ressourcen-Zuweisung"

4. Dort sehen Sie alle WebUntis-Räume mit dem Status "Nicht zugewiesen"

5. Der Zähler zeigt z. B. "0/20 zugewiesen"

Verfügbare Aktionen:

• Integration abmelden (roter Button) – Verbindung trennen

• Integration zurücksetzen – Integration zurücksetzen (löscht alle Buchungen und Raumzuordnungen)

• Räume synchronisieren – Räume aus WebUntis neu laden

6. WebUntis-Räume Locaboo-Ressourcen zuordnen

1. Klicken Sie für jeden WebUntis-Raum auf das Dropdown unter "Locaboo Ressource"

2. Es erscheint eine hierarchisch strukturierte Liste aller Locaboo-Ressourcen:

   • Übergeordnete Ressourcen mit vollem Namen

   • Untergeordnete Ressourcen darunter

3. Wählen Sie die passende Locaboo-Ressource für den jeweiligen WebUntis-Raum

Sie können auswählen zwischen:

• Einer gesamten Ressource (z. B. "Sandkasten (gesamte Ressource)")

• Einer Teil-/Unterressource (z. B. "Kleine Halle")

Tipp: Wählen Sie "Nicht zugewiesen", wenn ein WebUntis-Raum keiner Locaboo-Ressource zugeordnet werden soll.

7. Raumzuordnungen abschließen

1. Ordnen Sie alle benötigten WebUntis-Räume zu

2. Klicken Sie anschließend auf den grünen Button
   "Zuweisungen speichern & Stundenplan synchronisieren"

Dabei werden die Raumzuordnungen gespeichert und automatisch Buchungen für alle Stundenplan-Zeiträume der zugeordneten Ressourcen erzeugt.

8. Mapping-Übersicht

Sie haben die WebUntis-Integration in Locaboo erfolgreich konfiguriert.

9. Buchungsübersicht

Die Stundenplan-Zeiträume der zugeordneten Ressourcen sind nun im Locaboo-Kalender als Buchungen sichtbar. 

Hinweis: Sie können die Buchungen, welche über WebUntis importiert wurden, nicht bearbeiten.