Sie können in Locaboo Rechnungen automatisch generieren und versenden lassen. Alle abgeschlossenen und noch nicht abgerechneten Buchungen eines Kunden werden gesammelt, eine Rechnung erstellt und diese per Email versendet.
Sie finden den automatischen Rechnungsversand unter "Einstellungen" / "Rechnungen & Dokumente" im Reiter "Automatischer Rechnungsversand".
- Legen Sie Kunden fest, welche automatisch Rechnungen erhalten sollen. Sie können auch "Alle" Kunden wählen.
- Legen Sie Kunden-Gruppen fest, welche automatisch Rechnungen erhalten sollen. Kunden und Kunden-Gruppen können auch kombiniert werden.
- Legen Sie den Versand-Rythmus fest, wann die Rechnungen versendet werden sollen. Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Jede Woche, Jeder Monat, Jedes Quartal, Jedes Jahr. Jeweils zum ersten des nächsten Tages werden die Rechnungen versendet.
Darüber hinaus können Sie die Rechnungen automatisch nach dem Ende einer Buchung versenden lassen. Bei Serien-Buchungen oder Saison-Buchungen geschieht dies nach dem Ende der letzten Buchung. - Ein Protokoll aller gesendeten Rechnungen wird an die Email-Adresse geschickt, welche Sie hier optional angeben können.
- Sie können die Rechnungen versenden lassen, oder die Rechnungen vorbereiten lassen. Vorbereiten bedeutet, dass Rechnungen automatisch generiert, jedoch nicht automatisch versendet werden. Somit können Sie die Rechnungen vor dem Versand gegenprüfen und anschließend per Mausklick versenden.
- Mit dem "+"-Button können Sie weitere Regeln für andere Kunden oder Kunden-Gruppen erstellen.
- Das Versende-Protokoll erhalten Sie auch per Download, wenn Sie auf den Button klicken.
Der Rechnungsversand erfolgt via Email. Wenn bei einem Kunden keine Email-Adresse hinterlegt wurde, wird die Rechnung zwar generiert, jedoch nicht versendet.